Tagged: toimintatapa
Kriisiviestintä
Talvivaaran kipsisakka-allasjupakassa meni lähes tulkoon kaikki pieleen. Niin käy pienemmissäkin ympyröissä, esimerkiksi asunto-osakeyhtiön vesivahingon hoidossa. Kokemusta on!
Arkikielessä puhutaan usein kriittisistä tilanteista: vahinko oli vähällä tapahtua, tai ehti jo tapahtua, jokin lopputulos jäi riippumaan jostain ratkaisevasta käänteestä, joka sinäsä ei ollut merkittävä, mutta vaikutti siihen, mihin suuntaan tapahtumat lähtivät etenemään.
Kriittinen tekijä saattoi olla yksi askel (teko) kohtalokkaaseen suuntaan tai yksi sana kohtalokkaalla hetkellä.
Organisaation kriisi on ennakoimaton, voimakkaasti sen toimintoihin vaikuttava tai niitä uhkaava nopeasti etenevä tapahtumien kulku, jolle on ominaista syiden, seurausten ja ratkaisukeinojen moniselitteisyys.
Kriisin laukaisija voi olla jokin organisaation sisäinen tai ulkopuolinen tekijä, mutta itse kriisi liittyy usein organisaatioon kohdistuvaan kielteiseen julkisuuteen, joka uhkaa sen mainetta.
Kriisitiedottaminen on viestinnällisten ratkaisujen tekemistä tilanteissa, joissa jokin ennakoimaton, usein yhtäkkinen tapahtuma synnyttää ympäristössä tai yhteisön sisällä voimakkaan informaatiotarpeen. Se voi olla myös tarpeen tilanteissa, joissa tiedottamisen keinoin pyritään ohjaamaan julkisen keskustelun vaikutuksia organisaatiolle myönteiseen suuntaan.
Ihmiset kokevat kriisin sitä voimakkaampana mitä lähempänä tapahtuma on. Sitä vakavampi tapahtuma on mitä enemmän se koskee kokijaa itseään tai hänen läheisiään. Työtoveria tai naapuria kohdannut onnettomuus voi koskettaa enemmän kuin kaukana sattunut suurkatastrofi.
Kriisitilanteissa yleisö uskoo enemmän viranomaisten ja median antamaa tietoa kuin yrityksen tiedostusta. Mitä enemmän kriisi saa mediajulkisuutta sitä suurempana ja vahvempana yleisö pitää sitä.
Mitä enemmän faktoja sitä enemmän huhuja ja spekulointia.
Alla luettelo periaatteista ja ohjeista, jotka pätevät aina kun kielteinen julkisuus jonkin tapahtuman johdosta uhkaa organisaation normaalia toimintaa:
- informoi kaikkia asianosaisia jatkuvasti tapahtumien edetessä
- pidä oma organisaatio ajan tasalla tapahtumista
- pidä aloite itselläsi, kerro ennen kuin kysytään
- tuo julki halukkuutesi keskusteluun eri osapuolten kanssa
- kanna vastuusi tilanteen hoitamisessa
- kun puolustaudut, kuuntele ennen kuin puhut
- kunnioita yleisöä, älä aliarvioi tai vähättele toista osapuolta
- älä vähättele tapahtunutta
- tunnusta virhe tai laiminlyönti
- ennakoi median toiminta poikkeustilanteessa
- pidä tiedotusvälineet ajan tasalla
Kun toimit mediajulkisuudessa:
- pysy tosiasioissa: älä vähättele, paisuttele äläkä selittele
- puhu totta – totuus paljastuu lopulta kuitenkin
- tiedota tasapuolisesti: kunnioita tiedotusvälineiden ja yleisön oikeutta saada tietoa
- ennakoi lausunnoissasi tiedotusvälineiden ja yleisön näkökulmaa
- seuraa uutisia, korjaa virheelliset tiedot
- huolehdi tiedottamisen jatkumisesta tilanteen lauettua
Lähde: Lehtonen, Kriisiviestintä, Mainostajien liitto, 1999
Tietoriskien hallintajärjestelmä
Riskien hallinnan periaatteita noudattaen yrityksessä pitää olla selvillä erilaisten tietoriskien ja yllättävien tilanteiden estäminen, tilanteen hallinnan ja korjaamisen menettelyt, järjestelyt, keinot ja ratkaisut.
Tietoriskien tunnistamisen yhteydessä selvitetään nykyisin noudatettavat käytännöt ja menettelyt sekä käytettävät suojauskeinot ja järjestelyt.
Tietoriskien analysoinnissa arvioidaan toiminnan haavoittuvuutta ja tilanteen toteutumisen mahdollisuutta.
Toiminnan parantamisessa suunnitellaan kehitettävät uudet tarpeelliset menettelyt ja keinot.
Eri toimiyksiköissä pitää tietää tietoriskien hallinnoimiseksi ja torjumiseksi, mitä riskejä torjutaan, mitkä ovat kriittisimmät riskit ja miten niitä torjutaan.
Ihmisten tietoisuuden ja toimintatapojen sekä eri suojauskeinojen integrointi takaa tiedon suojaamisen vääristymisiltä tai tiedon joutumisen asiattomien haltuun.
Kaikki keinot tähtäävät yhdessä käytettynä siihen, että yritykselle tärkeät toimintayksiköissa käsiteltävät tiedot säilyvät oikeina ja käytettävissä sekä vain niiden käytössä, joille tiedot työtehtävien tekemisessä kuuluvat.
Näin voidaan varmistaa tietoriskien hallinta ja osaltaan taata yrityksen kilpailukyky ja suojata yritykselle tärkeä tieto asiattomilta ja kilpailijoilta.
Erilaisia teknisiä ratkaisuja on tarjolla useita, joista yrityksen tulee osata koota omaan toimintaansa tarkoituksenmukaiset ja yhteensopivat keinot.
Tietoturvallisuuden hallintataso riippuu toimintayksikön valmiuksista ja käytännöistä.
Eri tavoista ja ratkaisuista syntyy yritykselle se taso, jolla toimitaa ja omaisuutta suoljataan ja se suojaustoimien varasto, joka on käytettävissä.
Kaikkia eri suojaustapoja, -ohjeita, -menettelyjä, -keinoja ja -ratkaisuja nimitetään myös kontrolleiksi, keinovarastoksi, kontrollipooliksi.
Tämä kokonaisuus on tietoturvallisuuden hallintajärjestelmä, jonka tasoa ja riittävyyttä suhteessa toimintaan voidaan arvioida.
Arvioinnissa tehdään helposti virhe siinä, kun jätetään tunnistamatta todelliset tietoriskit, käytössä olevat kontrollit ja toteutuneet toimintaa häirinneet tilanteen ja kun arvioidaan tietoturvallisuuden hallintajärjestelmää toiminnasta irrallisena järjestelmänä – joko teknisinä ratkaisuina tai toimintaohjeina.
Koska tietoriskien hallinta vaatii ihmisten johtamista, sovittujen käytäntöjen ja menettelyjen noudattamista, teknisiä ratkaisuja ja muita suojausjärjestelyjä, on tietoturvallisuuden hallintataso aina erilainen eri toimintayksiköissä.
Johdolle on lupa esittää vain totuudenmukaista tietoa. Vain yhteenveto, joka sisältää analysoinnit kriittisten ja tärkeiden toimintayksiköiden tietoriskeistä, niiden vaikutuksesta ja hallinnan tasosta, kuvaa ammattimaista analysointia ja kyvykkyyttä.
Lähde: Tuija Kyrölä, Esimien ja tietoriskien hallinta, WSOY, 2001
Yrityksen turvallisuuden kehittäminen
Liiketoiminnan turvallisuutta voidaan taata mm.
- ydintoiminnan varmistamisella
- tilojen suojaamisella
- toimintaedellytysten varmistamisella
- työntekijöiden riskitietoisuuden ja valmiuksien kehittämisellä
- liikesuhteissa käyttäytymisen ohjeilla
- varajärjestelyjen ennakkosuunnittelulla
Toiminnan jatkuvuuden turvaaminen edellyttää ydintoiminnan, kuten tuotannon ja tuotekehityksen varmistamista. Eismerkiksi tehtaassa koneiden kunnossapitoa, työvaiheiden ohjaamista, henkilöstön osaamisen ylläpitoa, jne.
Edellä oleva tarkoittaa yleensä elintärkeiden järjestelmien, tietojan ja yhteyksien toiminnan hallintaa ja henkilöstön osaamisen ylläpitoa.
Kiinteistössä, kuten toimistossa, asiakas- ja muissa työtiloissa, tulee sallia liikkuminen ainoastaan ennalta tunnistetuille henkilöille.
Työvälineiden ja muun omaisuuden tulee säilyä ehjänä ja käyttökuntoisena.
Toimintaedellytykset, kuten sähkön- ja vedensaati tulee varmistaa.
Kiinteistöä ja ympäristöä uhkaaviin vaaroihin, kuten tulipaloihin tulee varautua.
Henkilöstön riskitietoisuus ja toimintakyky takaavat yllättävissäkin tilanteissa oikean toiminnan. Siksi on tärkeää, että rekrytoinnissa arvioidaan henkilöiden luotettavuus ja lojaalisuus ja että valmiukisista huolehditaan säännöllisesti kouluttamalla ja tiedottamalla työpaikalla, liikesuhteissa ja vapaa-ajalla noudattettavista käytännöistä ja toimintaohjeista.
On myös tärkeää seurata työkykyä ja huolehtia fyysisestä suojauksesta noudattamalla turvallisuusmääräyksiä.
Matkustamiseen ja ulkomaankomennuksiin liittyvät riskit ja turvalliset käytännöt tulee selvittää henkilöstölle.
Henkilöstön riskitietoisuuden taso ja kehittyminen voidaan koota yrityksen osaamistietokantaan.
Ulkopuoliset, kuten kilpailijat ja liikekumppanit ovat kiinnostuneita yrityksen toiminnan tiedoista ja osaavista ihmisistä. Liikesuhteissa toimittaessa on noudatettava yrityksen johdon määrittelemää suojaustasoa.
On tärkeää sopia yhteisistä käytännöistä, liittää ne sopimuksiin sekä sopia väärinkäyttötapauksille vahingonkorvaus tai sakko.
Varajärjestelyjen suunnittelulla varaudutaan kriittisten ja tärkeiden toimintojen jatkamiseen yllättävissä tilanteissa. Toimenpiteet kuvataan tärkeiden toimintojen toipumissuunnitemissa.
Vastuulliesn koordinoijan on tärkeää luoda luottamuksellinen suhde eri yritysten asiantuntijoihin ja viranomaisiin. Riskien hallintatehtävissä on huolehdittava mys varahenkilöjärjestelyistä esimerkiksi sillä, että vastuullisen tulee dokumentoida toimintansa ja jakaa tietoa ainakin esimiehelleen.
Riskienhallinnan koordinoijan on tärkeää suunnata painopistettä henkilöstön aiheuttamien tahattomien tai tahallisten tilanteiden, jopa rikosten, estämiseen eikä ainoastaan ulkoisten uhkien torjuntaan.
Jokainen julkisuuteen tullut sisäinen rikosepäily mustaa yrityksen mainetta,
Riskien hallinnan ohjaaminen vain ulkoisten uhkien torjuntaan mahdollistaa sisäisten virheiden jatkumisen.
Erityisesti yrityksen omistajien ja sijoittajien tulee kiinnittää huomio riskien hallintatyön painopisteiden analysointiin.
Lähde: Tuija Kyrölä, Esimies ja tietoriskien hallinta, WSOY 2001
Tulipalossa tyhmyys tiivistyy
Yle Uutiset 8.11.2011
Tuoreen kyselyn perusteella suuri osa suomalaisista ei tiedä, mitä tehdä, kun kerrostalossa syttyy tulipalo. Lähes joka kolmas lähtisi savuiseen porraskäytävään, vaikka savu ja häkä ovat palojen yleisin tappajakaksikko.
Asia ilmenee Suomen Pelastusalan Keskusjärjestön ja vakuutusyhtiö Ifin teettämästä kyselystä.
Viranomaiset korostavat, ettei tulipalotilanteessa tule mennä savuiseen porraskäytävään. Jos palo ei ole omassa kodissa, viisaampaa on soittaa hätänumeroon ja jäädä kerrostaloasuntoon odottamaan apua.
Häkä on hajuton, mauton ja väritön kaasu, joten sitä on erittäin vaikea havaita.
Kyselystä ilmeni myös, että vain joka toisesta kotitaloudesta löytyy sammutuspeite. Käsisammuttimia on joka viidennessä taloudessa. Pakollinen palovaroitin löytyy sentään yhdeksästä kymmenestä taloudesta.
Heikoimmin tulipaloihin varautuneet ovat nuoret aikuiset, erityisesti opiskelijat. Sammutuspeite ei nimittäin sovi kaikkien sisustukseen.
Kyselyn perusteella sammutuspeite koetaan edulliseksi, hyödylliseksi ja helppokäyttöiseksi. Kuitenkin vain joka toinen, jolla peitettä ei ole, on ajatellut hankkia sen. Erityisesti nuoria askarruttaa sammutuspeitteen ulkonäkö. Joka kolmas 18 − 35-vuotias sanoo, että sammutuspeite ei sovi sisustukseen, kun muusta väestöstä näin ajattelee joka neljäs.
Suomessa syttyy vuosittain noin 3 500 asuntopaloa eli kymmenisen paloa vuorokaudessa. Tänä vuonna asuntopaloissa on kuollut noin 50 ihmistä.
Paloturvallisuuskyselyyn vastasi runsaat tuhat suomalaista.
Vakuutusmajuri 