Tagged: liikeriskit

Kriisiviestintä

Talvivaaran kipsisakka-allasjupakassa meni lähes tulkoon kaikki pieleen. Niin käy pienemmissäkin ympyröissä, esimerkiksi asunto-osakeyhtiön vesivahingon hoidossa. Kokemusta on!

Arkikielessä puhutaan usein kriittisistä tilanteista: vahinko oli vähällä tapahtua, tai ehti jo tapahtua, jokin lopputulos jäi riippumaan jostain ratkaisevasta käänteestä, joka sinäsä ei ollut merkittävä, mutta vaikutti siihen, mihin suuntaan tapahtumat lähtivät etenemään.

Kriittinen tekijä saattoi olla yksi askel (teko) kohtalokkaaseen suuntaan tai yksi sana kohtalokkaalla hetkellä.

Organisaation kriisi on ennakoimaton, voimakkaasti sen toimintoihin vaikuttava tai niitä uhkaava nopeasti etenevä tapahtumien kulku, jolle on ominaista syiden, seurausten ja ratkaisukeinojen moniselitteisyys.

Kriisin laukaisija voi olla jokin organisaation sisäinen tai ulkopuolinen tekijä, mutta itse kriisi liittyy usein organisaatioon kohdistuvaan kielteiseen julkisuuteen, joka uhkaa sen mainetta.

Kriisitiedottaminen on viestinnällisten ratkaisujen tekemistä tilanteissa, joissa jokin ennakoimaton, usein yhtäkkinen tapahtuma synnyttää ympäristössä tai yhteisön sisällä voimakkaan informaatiotarpeen. Se voi olla myös tarpeen tilanteissa, joissa tiedottamisen keinoin pyritään ohjaamaan julkisen keskustelun vaikutuksia organisaatiolle myönteiseen suuntaan.

Ihmiset kokevat kriisin sitä voimakkaampana mitä lähempänä tapahtuma on. Sitä vakavampi tapahtuma on mitä enemmän se koskee kokijaa itseään tai hänen läheisiään. Työtoveria tai naapuria kohdannut onnettomuus voi koskettaa enemmän kuin kaukana sattunut suurkatastrofi.

Kriisitilanteissa yleisö uskoo enemmän viranomaisten ja median antamaa tietoa kuin yrityksen tiedostusta. Mitä enemmän kriisi saa mediajulkisuutta sitä suurempana ja vahvempana yleisö pitää sitä.

Mitä enemmän faktoja sitä enemmän huhuja ja spekulointia.

Alla luettelo periaatteista ja ohjeista, jotka pätevät aina kun kielteinen julkisuus jonkin tapahtuman johdosta uhkaa organisaation normaalia toimintaa:

  • informoi kaikkia asianosaisia jatkuvasti tapahtumien edetessä
  • pidä oma organisaatio ajan tasalla tapahtumista
  • pidä aloite itselläsi, kerro ennen kuin kysytään
  • tuo julki halukkuutesi keskusteluun eri osapuolten kanssa
  • kanna vastuusi tilanteen hoitamisessa
  • kun puolustaudut, kuuntele ennen kuin puhut
  • kunnioita yleisöä, älä aliarvioi tai vähättele toista osapuolta
  • älä vähättele tapahtunutta
  • tunnusta virhe tai laiminlyönti
  • ennakoi median toiminta poikkeustilanteessa
  • pidä tiedotusvälineet ajan tasalla

Kun toimit mediajulkisuudessa:

  • pysy tosiasioissa: älä vähättele, paisuttele äläkä selittele
  • puhu totta – totuus paljastuu lopulta kuitenkin
  • tiedota tasapuolisesti: kunnioita tiedotusvälineiden ja yleisön oikeutta saada tietoa
  • ennakoi lausunnoissasi tiedotusvälineiden ja yleisön näkökulmaa
  • seuraa uutisia, korjaa virheelliset tiedot
  • huolehdi tiedottamisen jatkumisesta tilanteen lauettua

Lähde: Lehtonen, Kriisiviestintä, Mainostajien liitto, 1999

Tietoriskien hallintajärjestelmä

Riskien hallinnan periaatteita noudattaen yrityksessä pitää olla selvillä erilaisten tietoriskien ja yllättävien tilanteiden estäminen, tilanteen hallinnan ja korjaamisen menettelyt, järjestelyt, keinot ja ratkaisut.

Tietoriskien tunnistamisen yhteydessä selvitetään nykyisin noudatettavat käytännöt ja menettelyt sekä käytettävät suojauskeinot ja järjestelyt.

Tietoriskien analysoinnissa arvioidaan toiminnan haavoittuvuutta ja tilanteen toteutumisen mahdollisuutta.

Toiminnan parantamisessa suunnitellaan kehitettävät uudet tarpeelliset menettelyt ja keinot.

Eri toimiyksiköissä pitää tietää tietoriskien hallinnoimiseksi ja torjumiseksi, mitä riskejä torjutaan, mitkä ovat kriittisimmät riskit ja miten niitä torjutaan.

Ihmisten tietoisuuden ja toimintatapojen sekä eri suojauskeinojen integrointi takaa tiedon suojaamisen vääristymisiltä tai tiedon joutumisen asiattomien haltuun.

Kaikki keinot tähtäävät yhdessä käytettynä siihen, että yritykselle tärkeät toimintayksiköissa käsiteltävät tiedot säilyvät oikeina ja käytettävissä sekä vain niiden käytössä, joille tiedot työtehtävien tekemisessä kuuluvat.

Näin voidaan varmistaa tietoriskien hallinta ja osaltaan taata yrityksen kilpailukyky ja suojata yritykselle tärkeä tieto asiattomilta ja kilpailijoilta.

Erilaisia teknisiä ratkaisuja on tarjolla useita, joista yrityksen tulee osata koota omaan toimintaansa tarkoituksenmukaiset ja yhteensopivat keinot.

Tietoturvallisuuden hallintataso riippuu toimintayksikön valmiuksista ja käytännöistä.

Eri tavoista ja ratkaisuista syntyy yritykselle se taso, jolla toimitaa ja omaisuutta suoljataan ja se suojaustoimien varasto, joka on käytettävissä.

Kaikkia eri suojaustapoja, -ohjeita, -menettelyjä, -keinoja ja -ratkaisuja nimitetään myös kontrolleiksi, keinovarastoksi, kontrollipooliksi.

Tämä kokonaisuus on tietoturvallisuuden hallintajärjestelmä, jonka tasoa ja riittävyyttä suhteessa toimintaan voidaan arvioida.

Arvioinnissa tehdään helposti virhe siinä, kun jätetään tunnistamatta todelliset tietoriskit, käytössä olevat kontrollit ja toteutuneet toimintaa häirinneet tilanteen ja kun arvioidaan tietoturvallisuuden hallintajärjestelmää toiminnasta irrallisena järjestelmänä – joko teknisinä ratkaisuina tai toimintaohjeina.

Koska tietoriskien hallinta vaatii ihmisten johtamista, sovittujen käytäntöjen ja menettelyjen noudattamista, teknisiä ratkaisuja ja muita suojausjärjestelyjä, on tietoturvallisuuden hallintataso aina erilainen eri toimintayksiköissä.

Johdolle on lupa esittää vain totuudenmukaista tietoa. Vain yhteenveto, joka sisältää analysoinnit kriittisten ja tärkeiden toimintayksiköiden tietoriskeistä, niiden vaikutuksesta ja hallinnan tasosta, kuvaa ammattimaista analysointia ja kyvykkyyttä.

Lähde: Tuija Kyrölä, Esimien ja tietoriskien hallinta, WSOY, 2001

Yrityksen turvallisuuden kehittäminen

Liiketoiminnan turvallisuutta voidaan taata mm.

  • ydintoiminnan varmistamisella
  • tilojen suojaamisella
  • toimintaedellytysten varmistamisella
  • työntekijöiden riskitietoisuuden ja valmiuksien kehittämisellä
  • liikesuhteissa käyttäytymisen ohjeilla
  • varajärjestelyjen ennakkosuunnittelulla

Toiminnan jatkuvuuden turvaaminen edellyttää ydintoiminnan, kuten tuotannon ja tuotekehityksen varmistamista. Eismerkiksi tehtaassa koneiden kunnossapitoa, työvaiheiden ohjaamista, henkilöstön osaamisen ylläpitoa, jne.

Edellä oleva tarkoittaa yleensä elintärkeiden järjestelmien, tietojan ja yhteyksien toiminnan hallintaa ja henkilöstön osaamisen ylläpitoa.

Kiinteistössä, kuten toimistossa, asiakas- ja muissa työtiloissa, tulee sallia liikkuminen ainoastaan ennalta tunnistetuille henkilöille.

Työvälineiden ja muun omaisuuden tulee säilyä ehjänä ja käyttökuntoisena.

Toimintaedellytykset, kuten sähkön- ja vedensaati tulee varmistaa.

Kiinteistöä ja ympäristöä uhkaaviin vaaroihin, kuten tulipaloihin tulee varautua.

Henkilöstön riskitietoisuus ja toimintakyky takaavat yllättävissäkin tilanteissa oikean toiminnan. Siksi on tärkeää, että rekrytoinnissa arvioidaan henkilöiden luotettavuus ja lojaalisuus ja että valmiukisista huolehditaan säännöllisesti kouluttamalla ja tiedottamalla työpaikalla, liikesuhteissa ja vapaa-ajalla noudattettavista käytännöistä ja toimintaohjeista.

On myös tärkeää seurata työkykyä ja huolehtia fyysisestä suojauksesta noudattamalla turvallisuusmääräyksiä.

Matkustamiseen ja ulkomaankomennuksiin liittyvät riskit ja turvalliset käytännöt tulee selvittää henkilöstölle.

Henkilöstön riskitietoisuuden taso ja kehittyminen voidaan koota yrityksen osaamistietokantaan.

Ulkopuoliset, kuten kilpailijat ja liikekumppanit ovat kiinnostuneita yrityksen toiminnan tiedoista ja osaavista ihmisistä. Liikesuhteissa toimittaessa on noudatettava yrityksen johdon määrittelemää suojaustasoa.

On tärkeää sopia yhteisistä käytännöistä, liittää ne sopimuksiin sekä sopia väärinkäyttötapauksille vahingonkorvaus tai sakko.

Varajärjestelyjen suunnittelulla varaudutaan kriittisten ja tärkeiden toimintojen jatkamiseen yllättävissä tilanteissa. Toimenpiteet kuvataan tärkeiden toimintojen toipumissuunnitemissa.

Vastuulliesn koordinoijan on tärkeää luoda luottamuksellinen suhde eri yritysten asiantuntijoihin ja viranomaisiin. Riskien hallintatehtävissä on huolehdittava mys varahenkilöjärjestelyistä esimerkiksi sillä, että vastuullisen tulee dokumentoida toimintansa ja jakaa tietoa ainakin esimiehelleen.

Riskienhallinnan koordinoijan on tärkeää suunnata painopistettä henkilöstön aiheuttamien tahattomien tai tahallisten tilanteiden, jopa rikosten, estämiseen eikä ainoastaan ulkoisten uhkien torjuntaan.

Jokainen julkisuuteen tullut sisäinen rikosepäily mustaa yrityksen mainetta,

Riskien hallinnan ohjaaminen vain ulkoisten uhkien torjuntaan mahdollistaa sisäisten virheiden jatkumisen.

Erityisesti yrityksen omistajien ja sijoittajien tulee kiinnittää huomio riskien hallintatyön painopisteiden analysointiin.

 Lähde: Tuija Kyrölä, Esimies ja tietoriskien hallinta, WSOY 2001

Korvausvastuusta luikertelu

Mitä sanoisit, jos olisit tilannut minulta työtehtävän, jonka turaan pahanpäiväisesti ja aiheutan sinulle mittavan vahingon?

Vaatisit tietenkin korvausta.

Mutta minäpä olenkin teettänyt työni itsenäisellä alihankkijalla, enkä ole vastuussa vahingostasi palaneen puupennin puoilikkaan vertaa. En, vaikka et olisi missään vaiheessa saanut mitään tietoa siitä, että teetän itselleni ottamani työt hanttireiskalla.

Reiska ei tietenkään pysty korvaamaan mitään.

Näin kävi asiakkaalle. Hän tilasi isolta talotekniikkayritykseltä lisäpalikan valvontajärjestelmään, joka valvoo ja säätää lähes kaikkea tuotantorakennuksessa.

Reiska nollasi touhutessaan kaikki asetukset ja tuotantoprosessi meni sekaisin. Siitä aiheutui kymmenien tuhansien vahinko.

Talotekniikkayritys ryhtyi heti luikertelemaan ilmeisestä vastuustaan.

Ensin sille ei muka oltu kerrottu, että perusasetuksia oli muutettu. Vaikka olikin. Olivatpahan vielä aiheuttaneet samanlaisen tapahtuman aikaisemminkin.

Seuraavaksi tarina muuttui niin, että työtä ei ollutkaan tehnyt talotekniikkayrityksen työntekijä vaan itsenäinen alihankkija.

Alihankkija työn tekikin. Yhden miehen firma, jonka ainoa tilaaja on juuri kyseinen talotekniikkayritys.

Jos tässä ei täyty Vahingonkorvauslain 3.1§:n mukainen isännänvastuu, niin missä sitten.

Asiaa on käsitelty vakuutusyhtiössä ja muutoksenhakuelimissä, mutta tuloksetta. Sitä ei voida ratkaista, koska talotekniikkayritys ei toimita minkäänlaisia vastineita selvityspyyntöihin. Siitä ei kerta kaikkiaan saada mitään irti.

Vakuutusyhtiö on tietenkin asiasta pelkästään tyytyväinen, koska sen ei tarvitse antaa rakkaita rahojaan pois.

Vaikka vastuuvakuutus ei korvaakaan sopimukseen perustuvaa vastuuta, sopimussuhteessa myyjä kuitenkin vastaa alihankkijoistaan samalla tavalla kuin omien työntekijöidensä tekemisistä.

Myyjä ei siis voi rajoittaa vastuutaan sillä, että sopimus täytetään alihankkijoiden toimesta eikä myyjän itsensä. Teoriassa.

Käytännössä vetkuttelu näköjään kannattaa.

Jos joudut korvausvaatimuksen kohteeksi, voit rauhassa jättää sen vaille minkäänlaista huomiota. Vakuutuksesi ei korvaa sopimukseen perustuvaa vastuuta ja oikeudenkäyntikulujen pelko todennäköisesti estää korvauksen vaatijaa viemästä asiaa oikeuteen. Muita keinoja ei sitten olekaan.

Joskus riskinotto kannattaisi

Huhtikuun 1. päivänä vuonna 1976 Steve Jobs, Stephen Wozniac ja Ron Wayne istuivat Waynen asunolla Kaliforniassa laatimassa osakassopimusta. Herrat perustivat Apple Conputerin.

Omistusosuudet jaettiin seuraavasti: Jobs 45%, Wozniac 45% ja Wayne 10%

Waynea alkoi kuitenkin pian hirvittää.

Häneltä oli aikaisemmin kaatunut yritys.

Jobsin alkaessa suunnitella lainanottoa ja käyttäessä yhä enemmän rahaa Wayne alkoi muistella oman yrityksensä kaatumista.

Jobsilla ja Wozniakilla ei ollut henkilökohtaista omaisuutta, mutta Waynellä oli säästöjä patjan sisällä.

Apple oli aluksi yritysmuodoltaan avoin yhtiö, joten osakkaat olivat henkilökohtaisesti vastuussa sen veloista. Wayne pelkäsi saavansa mahdolliset velkojat peräänsä.

12.4.76 hän meni Santa Claran piirikunnan rekisteritoimistoon ja ilmoitti vetäytyvänsä yhtiön osakkuudesta.

Hän sai 10% osuudestaan hyvityksenä 2.300 dollaria.

Jos hän olisi jäänyt yhtiöön ja pitänyt 10% osuutensa, olisi sen arvo vuoden 2010 lopussa ollut noin 2,6 miljardia dollaria.

Wayne asui tuohon aikaan yksin pienessä talossa Pahrumpin pikkukaupungissa Nevadassa, eläen sosiaaliturvan varassa.

Arvaa harmittiko?

Kuulemma ei.

Lähde: Isaacson, Steve Jobs, Otava 2011

Tietoriskit

Tietoriskin kohteina yrityksessä ovat esimerkiksi tietojenkäsittelylaitteet ja -yhteydet, ohejmistot ja tiedostot, arkistomateriaali ja asiakirjat ja rekisterit.

Tietoa uhkaavat vaarat ovat suurin piirtein samat kuin omaisuusriskien toteutuminen, mutta toteutumismuodot ovat osittain erilaisia.

Tietojenkäsittely turvallisuus on olennainen osa liiketoiminnan turvallisuutta. Yritystoiminnan riippuvuus tietojenkäsittelystä on suuri ja kasvaa koko ajan.

Mm. hajautettu toiminta, verkostoituminen, rationalisointi, elektroninen kaupankäynti, kansainvälinen rahaliikenne, paperiton toiminta ja asiakasyhteyksien hoito perustuvat atk järjestelmiin ja verkkoihin.

Tietoturvallisuuden perusedellytys on, että tietojen ja ohjelmien varmistukset ovat kunnossa. Korvaavia laitteita on aina saatavissa, mutta ohjelmien ja varsinkin tietojen tuhoutuminen tai joutuminen vääriin käsiin vahingoittaa aina yrityksen toimintaa ja mainetta.

Pahimmillaan se voi aiheuttaa koko liiketoiminnan loppumisen.

Turvatoimet tietojärjestelmien suojaamiseksi varmistavat tietojen häiriöttömän käsittelyn. Investoinnit voidaan laskea liiketoimintaan liittyviin ylläpito- ja kehittämiskustannuksiin.

Turvatoimien lisäksi yrityksen kannattaa varautua tietojenkäsittelyyn kohdistuviin vahinkoihin ja niiden aiheuttamiin taloudellisiin menetyksiin.Turvatoimet ovat harvoin täysin aukottomia.

Voi tapahtua myös vahinkoja, joihin ei osata tai voida varautua.

Omaisuusvakuutukset eivät yleensä korvaa tietokoneessa tai muussa elektroniikkalaitteessa oleville tiedostoille ja ohjelmille aiheutuneita vahinkoja.

Vakuutus ei myöskään korvaa vahinkoa, jonka on aiheuttanut tieto- ja tietoliikennetekniikalle tietoliikenteen häirintä (esim. käytönestohyökkäys), tietomurto (esim. hakkerointi) tai vaaran aiheuttaminen tietojenkäsittelylle (esim. tietokonevirus).

Vastuuvakuutukset korvaavat vakuutuskirjassa mainitussa toiminnassa toiselle aiheutetut henkilö- ja esinevahingot, joista vakuutuksenottaja on voimassaolevan oikeuden mukaan korvausvastuussa.

Ne korvaavat myös henkilätietolain 47 pykälässä tarkoitetun taloudellisen vahingon johonkin tiettyyn pieneen euromäärään saakka. Vakuutuksen korvauspiirillä ei ole vaikutusta lain määräämään vastuuseen aiheutetusta taloudellisesta vahingosta.

47 §
Vahingonkorvausvelvollisuus

Rekisterinpitäjä on velvollinen korvaamaan sen taloudellisen ja muun vahingon, joka on aiheutunut rekisteröidylle tai muulle henkilölle tämän lain vastaisesta henkilötietojen käsittelystä.

Vahingonkorvauksesta on muutoin voimassa, mitä vahingonkorvauslain (412/1974) 2 luvun 2 ja 3 §:ssä, 3 luvun 4 ja 6 §:ssä sekä 4, 6 ja 7 luvussa säädetään.

Lähde: Pellikka, et.al., Omaisuuden vakuuttaminen, Suomen Vakuutusalan Koulutus ja Kustannus, 1998

Yrityksen henkilöriskit

Edellä oli puhetta henkilöriskeistä yksilön kannalta. Seuraavassa tarkastellaan henkilöriskejä yrityksen näkökulmasta.

Yrityksen henkilöpiiriin kuuluu:

  • omistajat
  • avainhenkilöt
  • muu henkilökunta

Yrityksen kannalta henkilöriskit voivat olla samoja kuin yksilönkin kannalta:

  • kuolema
  • työkyvyttömyys

Niiden lisäksi yrityksessä voi toteutua muitakin henkilöriskejä:

  • eläkkeelle siirtyminen
  • irtisanoutuminen (erityisesti avainhenkilöt)
  • laadukkaan työvoiman saanti ja sen pysyvyys

Yrityksen omistajan kuolema johtaa pahimmassa tapauksessa koko yritystoiminnan loppumiseen.Näin voi käydä sellaisissa yrityksissä, joissa omistajan työpanoksella on tärkeä merkitys. Useamman omistajan tapauksessa yritys saattaa hajota yhden omistajan kuollessa, ja siten sen toiminta voi loppua.

Muun avainhenkilön, kuin omistajan kuolema voi myös johtaa isoihiin ongelmiin, mutta ei ylensä lopeta yrityksen toimintaa. Kuoleman johdosta voidaan menettää tärkeitä suhteita, kilpailijoiden tuntemusta, jne.

Ns. tavallisen työntekijän kuolema ei yleensä ole yrityksen kannalta merkittävä taloudellinen riski.

Työntekijän tai toimihenkilön työkyvyttömyys on yritykselle merkittävä ja vaikeasti hallittava riski. Työkyvytön henkilö ei kerrytä yritykselle tuloa, mutta yritys on usein kuitenkin velvollinen maksamaan hänelle sairausajan palkkaa pitkältäkin ajalta.

Työkyvyttömyyden pituudesta ei useinkaan ole tarkaa tietoa. Yritys saattaa joutua turvautumaan monimutkaisiin sijaisjärjestelyihin ja kalliiseen ylityön teettämiseen voidakseen jatkaa toimintaansa keskeytyksettä.

Yksinyrittäjän tai pienehkön yhtiön osakkaan työkyvyttömyys voi olla yhtä mittava riski kuin tämän kuolema, jos hänen työpanoksensa on merkittävä.

Kyvykkään henkilöstön hankinta ja pitäminen yrityksen palkkalistoilla lienee monen henkilöstöosaston päivittäinen päänsärky. Epäonnistuminen niissä johtaa liialliseen henkilökunnan vaihtumiseen ja alenevaan tietotaidon määrään.

Työntekijän siirtymistä eläkkeelle ei yrityksissä yleensä pidetä riskinä, sillä eläkkeelle jääminen kuuluu normaaliin elämänkulkuun ja on siten ajallisesti aika hyvin ennustettavissa.

Yrityksen omistajan ja pääosakkaan kannalta tilanne on toinen. Hän ei välttämättä itsekään tarkalleen tiedä milloin siirtyisi eläkkeelle.

Omat voimavarat ja kiinnostus omaa yritystä kohtaan saattavat pitää häntä mukana yrityksen toiminnassa vielä hyvinkin vanhana. Toisaalta yrittämisen rasittavuus saattaa ajaa häntä eläkkeelle ennen aikojaan.

Lähde: Antila, Erwe, Lohi, Salminen, Vapaaehtoinen henkilövakuutus, Finva, 2007

Joukossa tyhmyys tiivistyy

Tutkimusten mukaan käsitellessään kollektiivisesti informaatiota ryhmällä on vahva taipumus käsitellä vain sellaista tietoa, johon kaikilla ryhmän jäsenillä on pääsy, ja jättää huomiotta tieto, johon vain vähemmistöllä on pääsy.

Ryhmän jäsenet jakavat tietoa, jonka kaikki jo tietävät, ja välttävät uusien, häiritsevien asioiden esille nostamista.

Irving Janis tutki aikanaan Sikojenlahden maihinnousun epäonnistumista.

CIA koulutti noin 1500 Kuubalaista vastavallankumouksellista hyökkäämään Kuuban etelärannikolle. Heitä vastassa oli kuitenkin 20.000 Kuuban armeijan sotilasta. Huoltoalukset saapuivat paikalle liian myöhään ja lisäksi yksi upotettiin. Kolmessa päivässä suurin osa maihinnousua yrittäneistä oli kuollut tai vangittu.

Janis tarkasteli sitä, miten USA:n hallinto oli ylipäätään voinut pitää maihinnousua järkevänä toimenpiteenä.

Ensin hän tarkasteli yksinkertaisinta selitystä: ehkä hallituksen jäsenet olivat vain tyhmiä.

Näin ei kuitenkaan ollut, vaan hallitus koostui kokeneista, hyvin koulutetuista ja älykkäistä ihmisistä.

Janis päätteli, että taustalla täytyi olla jokin ryhmätason ilmiö, jonka takia nämä sinänsä pätevät ihmiset päätyivät jälkikäteen typerältä tuntuviin ratkaisuihin. Tätä ilmiötä, jossa ryhmän jäsenet pyrkivät ylläpitämään ryhmän yhtenevyyttä ja koheesiota vaihtoehtoisten toimintamallien harkinnan kustannuksella, Janis nimitti ryhmäajatteluksi.

Ryhmäajattelulle on tyypillistä:

  • ryhmän arvon yliarviointi; moraalisuuden ja kyvykkyyden optimistinen illuusio
  • ajattelun yksipuolistuminen ja kilpailijoiden ja muiden toimijoiden aliarviointi, stereotyyppiset käsitykset ryhmän ulkopuolisista toimijoista.
  • Paineet yhdenmukaisuuteen; itsesensuuri (epäilyksiä ei sanota ääneen), illuusio ryhmän yksimielisyydestä, epäilijöiden ja kriitikoiden leimaaminen ja ”mind guarding”, eli muiden mielipiteiden vartiointi.

Ryhmäajattelu vaikuttaa ryhmän toimintaan siten, että ryhmän jäsenet:

  • rajoittavat vaihtoehtoja ja tavoitteita, joita he tarkastelevat eivätkä arvioi niitä uudelleen myöhemmin
  • kohdistavat huomionsa päätökseen liittyviin hyötyihin, mutta eivät siihen liittyviin riskeihin
  • eivät onnistu keräämään niin paljon tietoa kuin voisivat ja prosessoivat saamansa tiedon tavalla, joka tukee heidän päätöksiään
  • eivät aseta turvaverkkoja tai varasuunnitelmia suojautuakseen epäsuotuisilta tuloksilta

Ryhmäajattelu on todennäköistä silloin, kun kyse on ryhmästä, jolla on vahva sosiaalinen identiteetti ja me-henki, ja joka on ulkoisen uhan ja paineen alla ja jonka jäsenillä on alhainen itseluottamus.

Ryhmäajattelu on ollut yksi tekijä päätöksissä, jotka johtivat muun muassa avaruussukkula Challengerin räjähtämiseen, talidomidi-lääkkeen markkinointiin vuonna 1957 ja operaatioon amerikkalaisten panttivankien pelastamiseksi Iranista vuonna 1980.

Ryhmä voi tosin yhtä hyvin päätyä parempiinkin ratkaisuihin, kuin yksilöt.

Ryhmäpäätöksenteon on katsottu lisäävän sitoutumista päätöksiin ja näin ollen lisäävän todennäköisyyttä siihen, että tehty päätös tullaan myös toteuttamaan. Ryhmäajattelu siis yleensä vahvistaa ryhmän alkuperäistä näkökulmaa.

Millaisia päätöksiä sinun ryhmäsi tekee?

Lähde: Flink, Reiman, Hiltunen, Heikoin Lenkki, Edita 2007

Strategisten riskien hallinta

Vahinkoriskien lisäksi yritystä vaanii strategiset riskit, eli ns. liikeriskit. Liikeriskejä et voi vakuuttaa, mutta voit kierrellä karikoita strategisen suunnittelun avulla.

Marko Juvonen ja muut määrittelevät kirjassaan Yrityksen riskienhallinta (Suomen vakuutusalan koulutus ja kustannus Oy, 2005) strategian seuraavasti: ”Strategia kertoo kuinka yritys luo arvoa omistajille ja asiakkaille. Strategian tulee perustua yrityksen visioon, eli ajatukseen siitä, mitä yritys haluaa olla. Strategian avulla yrityksen ylin johto suuntaa yrityksen toimintaa joko kasvuun, kannattavuuteen tai molempiin samanaikaisesti.

Itse olisin nykyään taipuvainen ymmärtämään strategian valinnoiksi, joita on tehtävä matkalla kohti ennalta määriteltyjä tavoitteita. Strategiaa ei siis voi etukäteen päättää, vaan se elää koko ajan ”matkan” edistyessä ja tuodessaan eteen kaikenlaisia hidasteita.

Strategian tarkoituksena on yksinkertaisesti päästä olosuhteesta toiseen, lähtötilanteesta A haluttuun tilanteeseen B. Tätä varten on ensinnäkin tiedettävä missä mennään, eli lähtötilanne. On tietysti tiedettävä myös tavoitetila, eli mihin halutaan mennä. Tässä kohdassa on hyvä kehitellä muutama vaihtoehtoinen tulevaisuuden skenaario joiden perusteella strateginen suunta myöhemmin valitaan.

 

Jos et tiedä mihin haluat mennä, on aivan sama mitä teet ja mihin suuntaan törmäilet.

 

Analysoitaessa yrityksen asemaa markkinoilla, on kiinnitettävä huomiota sekä yritykseen itseensä että sen toimintaympäristöön. Yrityksen sisäiset ominaisuudet tiivistetään sen vahvuuksiksi ja heikkouksiksi. Toimintaympäristön analyysi tiivistyy sen sisältämiksi mahdollisuuksiksi ja uhkatekijöiksi. Lopputuloksen syntyy tuttu SWOT analyysi.

Ulkoisia tekijöitä analysoitaessa kiinnitetään huomiota yleensäkin maailman menoon, oman toimialan näkymiin, asiakkaiden käyttäytymiseen ja kilpailijoiden toimintaan. Ympäristöanalyysin avulla selvitetään mihin suuntaan mainitut tekijät ovat muuttumassa ja kuinka nopeasti.

Sisäisistä tekijöistä analysoidaan ainakin yrityksen historiallinen kehitys, eli miten tähän on tultu sekä yrityksen resurssit, prosessit, arvot, rakenteet, jne. Strategisista analyyseista ja menetelmistä löytyy kirjallisuutta hyllytolkulla vaikka lähimmässä kirjastossa, enkä puutu niihin tämän enempää.

Vertaamalla sisäisiä ja ulkoisia tekijöitä saadaan selville yrityksen kannalta kilpailutilanteen oleellisimmat asiat, eli miten hyvin se pystyy vastaamaan ympäristöstä nouseviin vaatimuksiin. Yritystoiminnan jatkuvuuden kannalta kaikkein tärkeimmät seikat otetaan jatkotutkimusten kohteeksi.

Seuraavassa vaiheessa verrataan löydöksiä aikaisemmin luotuihin skenaarioihin sekä ”vanhaan strategiaan”. Tällä tavalla pitäisi melko helposti löytyä tulevat kehityskohteet. Kehityskohteet ovat tietysti niitä asioita, jotka vanhassa strategiassa eivät tule johtamaan todennäköisen skenaarion toteutumiseen.

Kun vaihtoehdot on arvioitu ja valittu, ne otetaan käyttöön. Konsulttien käyttämästä strategian jalkauttamisesta löytyy materiaalia ja koulutusta vaikka loppuiäksi. Viimeisenä toimenpiteenä aloitetaan koko homma taas alusta ja säädetään strategiaa tarvittaessa oikean suunnan säilyttämiseksi.

Rakesh Sondhi on kirjassaan Total Strategy ((Airworthy Publications International Limited, 1999) kuvannut koko homman alla olevalla yksinkertaisella kaaviolla:

 

 strategic perspectives

 

Kunnollisen strategian laatimisessa on sekin hyvä puoli, että se selkeyttää ajatustasi siitä, mihin olet menossa ja sitä myöden auttaa myös vakuutettavien, vahinkoriskien selvittämistä ja arviointia.